Политика за поверителност

Уведомление до физическите лица съгласно член 13 от Общия регламент за защита на данните (GDPR) относно обработката на лични данни в 2.0.

Администраторът на лични данни във връзка с уебсайта www.fragrance-perfumes.com и вашите други взаимодействия с Esence trgovina d.o.o. е: 

Esence trgovina d.o.o.

Seidlova cesta 42

8000 Ново място

Регистрационен номер: 9268634000

Данъчен номер: SI 44749554

е-mail: hello@fragrance-perfumes.com

(наричана по-нататък: „организация“ или „предприятие“)

В нашата организация все още не е назначено упълномощено лице за защита на личните данни. Всички въпроси, искания, запитвания и други съобщения, свързани с областта на защитата на личните данни в нашата организация, можете да изпращате на: hello@fragrance-perfumes.com.

Въведение

Основна информация за организацията и нейната мисия

Нашата организация събира, съхранява и обработва по друг начин определена информация и данни, сред които са и лични данни, както е предвидено в Закона за защита на личните данни (ZVOP-2) или Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица при обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (наричана по-нататък: Общ регламент за защита на данните или регламент GDPR).

Цел и приложение на настоящото уведомление

Настоящото уведомление описва как нашата организация обработва личните данни на физически лица, които са й предоставили своите лични данни директно като администратор на лични данни във връзка с уебсайта www.fragrance-perfumes.com (например при поставянето на бисквитки при посещение на уебсайта, при попълване и изпращане на формуляр за контакт и др.).

Използване на термини и промени в настоящото уведомление

Освен ако не е посочено друго, термините, които се появяват в настоящото уведомление (например лични данни, обработка, администратор, обработващ лични данни и др.), имат същото значение, както в Регламента за защита на личните данни (GDPR). 

Изразът „уебсайт“ или „уебстраница“ означава www.fragrance-perfumes.com и обхваща също всички принадлежащи подстраници и свързани сървъри и системи.

Счита се, че подчертаните или дефинирани термини в настоящото уведомление (напр. физическо лице), които са записани в единствено число, включват и множествено число, и обратно, а термините, записани в един от половете, включват всички полове (напр. физическо лице).

Информацията и данните в настоящото уведомление могат периодично да се актуализират или променят, като новини за по-значителни промени ще бъдат публикувани на нашия уебсайт. 

В случай на съществени промени (например по отношение на правните основания и целите на обработката на вече събраните данни), ще уведомим лицата за предложените промени чрез електронно съобщение или по друг подходящ начин.

1. Преглед на събраните данни и видовете лични данни, категориите лица, за които се отнасят личните данни, предвидените срокове за изтриване на личните данни, както и правните основания за обработката, целите и видовете обработка

1.1. Таблица на обработката

След като на лицето е било изпратено електронно съобщение във връзка с продуктите, оставени в кошницата, или най-късно в срок от 1 месец от датата, на която лицето е напуснало последната стъпка от процеса на покупка с продукти в кошницата.

Въз основа на преговорите за сключване на договор (т.е. проявения от потребителя интерес към определени продукти) и в съответствие с нашите законни интереси можем за ограничен период от време да съхраняваме и по начини, които са логично свързани с продължаването на преговорите за сключване на договор (т.е. съхранение в системата за изпращане на електронни съобщения, преглед, предаване, изтриване). 

Данни за физическо лице, което комуникира с организацията чрез електронни адреси и други канали за комуникация, достъпни на уебсайта

Име и/или фамилия на физическото лице, което комуникира с нашата организация

Евентуален електронен адрес на физическото лице, което комуникира с нашата организация

Евентуален телефонен номер на физическото лице, което комуникира с нашата организация

Евентуални лични данни, които са включени в комуникацията с лицето

Лични данни на лицето, което по собствена воля комуникира с организацията (например, запитва за услугите на организацията, уговаря посещение в офиса чрез публикуван електронен адрес или формуляр за контакт и т.н.).

До изтичане на целите на обработката на отделните лични данни, поради които са били събрани данните (напр. до края на комуникацията) или до изтичане на 4 години от последната комуникация с физическото лице. 

Въз основа на преговорите за сключване на договор (т.е. събиране на информация за или поръчка на услуга, или друга доброволна комуникация на физическото лице с организацията във връзка с това), организацията има право да обработва данните по начини, които са логически свързани с преговорите относно изпълнението на предмета на услугата или подготовката на отговор (например съхранение в системата за изпращане на електронни съобщения за целите на отговора и евентуална по-нататъшна комуникация, съхранение на данни в архива на организацията и др.).

Данни на лица, които са се абонирали за получаване на информационни електронни съобщения от организацията

Електронният адрес на физическото лице

Лични данни на физическото лице, което е дало съгласие организацията да му изпраща периодично на електронния му адрес информация, съвети и други полезни данни относно продуктите/услугите на организацията.

До отписване от получаването на електронна комуникация, като линкът за отписване е включен във всяко електронно съобщение.

*Лицето може да поиска отписване или изтриване на данните по всяко време, като изпрати своето искане на официалния електронен адрес на организацията, посочен в началото на този документ.

Въз основа на полученото съгласие организацията може да обработва данните (т.е. да ги съхранява и използва във връзка със системата за изпращане на електронни съобщения) изключително за целите на предоставяне на информация, съвети и други полезни данни относно услугите на организацията.

Данни на лицата, които се регистрират за участие в томболата

Име и фамилия на участника в томболата, електронен адрес и други евентуални данни, които лицето може да разкрие по време на участието си в томболата (например адрес за доставка на наградата, данъчен номер за изчисляване на авансовото плащане и др.).

Лица, които участват в томболата.

До изтичане на срока на томболата и още 6 години от тази дата за целите на доказване (жалби/инспекционен контрол).

Въз основа на преговорите за сключване на договор (т.е. обещание за награда съгласно разпоредбите на Общия граждански кодекс и правилата на съответната лотария) дружеството има право да събира, съхранява за периода на провеждане на лотарията и още 6 години след нейното приключване, структурира и по друг начин използва по целесъобразен начин данните изключително за целите на провеждането на лотарията (например публикуване на името и фамилията на печелившия на уебсайта на дружеството, преглед на получените заявки, теглене/провеждане на избор, свързване с лицето в случай на избор, доставка на продукта, плащане на аванс, и т.н.).

Данни на лицата, които кандидатстват за свободна работна позиция в организацията

Име и фамилия на кандидата, електронният адрес на кандидата, автобиография, мотивационно писмо, данни за предишен трудов опит или други данни, които са важни за процедурата по подбор и като такива са посочени при публикуването на свободното работно място, както и евентуални лични данни, които може да са включени в електронната кореспонденция с такъв кандидат.

Лице, което кандидатства за свободна работна позиция в организацията. 

До приключването на процедурата по наемане на работа, освен ако организацията не е получила изрично съгласие от лицето за по-дълго съхранение на данните. 

Въз основа на преговорите за сключване на трудов договор организацията може да обработва данните (т.е. да ги събира, съхранява за времето на подборния процес, преглежда, структурира) и да ги използва по друг смислен начин изключително за целите на процедурата по наемане на работа (например оценка на препоръките на лицето и комуникация с него относно хода на процедурата по наемане на работа, използване на данните за преглед на други публично достъпни данни за лицето и т.н.).

Данни, които получаваме от посетителите на уебсайта с помощта на доставчици на бисквитки

Данни, които са описани при отделните видове необходими или не-необходими бисквитки (като например IP адрес, време на сесията, данни за браузъра и др.) (вижте нашата специална политика за бисквитките)

Лични данни на лицата, които посещават нашия уебсайт и инсталират необходими или не-необходими бисквитки (вижте нашата специална политика за бисквитките).

(Вижте нашата специална политика за бисквитките)

(Вижте нашата специална политика за бисквитките)

*В определени случаи, основани на нейните легитимни интереси, организацията си запазва правото да съхранява определени данни за период, по-дълъг от посочените срокове (например в случай на инспекционна процедура във връзка с услуга/лотария/формуляр), като във всички такива случаи организацията ще ограничи съхранението на данни до онези данни, които са необходими за преследване на такъв легитимен интерес. Изтриването на данни може да бъде поискано от физическо лице по всяко време, като изпрати своето искане на официалния електронен адрес, посочен в началото на този документ.

** Във връзка с посочените по-горе цели (например съхранение на данни) данните могат да бъдат предоставени за обработка на договорни партньори на организацията (подизпълнители), които са посочени в глава 3.3. на настоящото уведомление.  Подизпълнителите могат да обработват данните единствено във връзка с изпълнението на възложените им задачи, които са в пряка връзка с преследваните цели. 

1.2 Правното основание за обработката на лични данни може да се състои в изпълнението на сключен договор или в преговори за сключване на договор

Личните данни на физическите лица могат да бъдат обработвани въз основа на сключен договор (например, предоставяне на услуга в нашия офис) или преговори за сключване на договор (например, когато физическо лице се свърже с нас чрез нашите официални канали за комуникация и желае да получи повече информация за нашите услуги). 

В описаните случаи Вие ни предоставяте лични данни като част от договорно задължение или като част от преговори за сключване на договор, като за посочените по-горе обработки на Вашите лични данни впоследствие не се изисква Вашето изрично съгласие.

По принцип няма да понесете никакви сериозни негативни последствия в ситуации, в които бихме се нуждаели от вашите лични данни за предоставянето на нашите услуги, а вие не ни предоставите тези данни. Такива ситуации обаче могат значително да затруднят или дори да попречат на изпълнението на поръчаните услуги или на нашето сътрудничество, като в тези случаи ще бъдете предварително или последващо уведомени за това.

1.3. Правното основание за обработката на вашите данни може да бъде и закон

В организацията обработваме лични данни и за целите на спазването на законови и други разпоредби, особено тези, които уреждат данъците и счетоводството (напр. отчети за издадени и получени фактури и др.), например:

- когато инспектор или друг носител на публични правомощия нареди на организацията да му предостави в съответствие със закона лични данни на определен купувач/посетител (например в контекста на извършване на инспекционен надзор съгласно разпоредбите на Закона за инспекционния надзор (ЗИН),

- когато организацията обработва лични данни на клиент, на когото е издала фактура, организацията обработва тази фактура и данните за клиента (например име, данни за контакт и др.) въз основа на Закона за данък добавена стойност (ZDDV-1) (вж. глава 3.2.) и др.

1.4. Въз основа на законните интереси на организацията

Определени лични данни можем да обработваме и за целите на защита на нашите собствени легитимни интереси. Такъв е случаят, например, когато обработката на вашите данни е необходима от гледна точка на административни, наказателни или граждански производства (например когато организацията трябва да представи базата данни като доказателство в производството, в противен случай организацията би понесла наказание или би настъпила тежка и непоправима вреда), като в такива случаи винаги ще обработваме само онези данни, които са абсолютно необходими за постигането на такива легитимни цели.

Организацията може да обработва лични данни на физическо лице и в случаи, когато обработката е необходима за защита на жизнените интереси на физическото лице (например, достъп до адреса на физическо лице, което е изложено на непосредствена и сериозна опасност за живота).

1.5. Въз основа на получено съгласие

Сътрудничеството с нас и ползването на услугите на организацията по принцип не се обуславят от това, че сте дали съгласие за обработката на лични данни. 

Въпреки това, в организацията можем да обработваме вашите лични данни и въз основа на вашето изрично съгласие (т.е. съгласие). За изрично съгласие на физическото лице се счита неговата доброволна волеизява, с която то дава съгласие за обработката на определени лични данни за определена цел, (например вашето съгласие за получаване на нашите информационни съобщения), като в такива случаи обработваме онези данни, които са посочени в раздела на таблицата от точка 1, където е отбелязано, че обработката се основава на съгласие.

Такова съобщение може да бъде отменено по всяко време, като следвате линка, който се съдържа във всяко такова електронно съобщение, или като се свържете с нас по този повод на адреса, посочен в началото на този документ.

Въз основа на вашето съгласие може да се извършва и нашата онлайн реклама, доколкото при посещението на нашия уебсайт сте се съгласили с поставянето на незадължителни (рекламни) бисквитки и пиксели за проследяване на нашите рекламни партньори (например поставянето на бисквитка на Google Analytics, която ни позволява по-лесно да ви рекламираме нашите услуги и на други уебсайтове и т.н.). Точен списък на незадължителните бисквитки на нашите рекламни партньори, данните, които обработваме с тях, и сроковете за съхранение на тези данни са определени на подстраницата „Бисквитки“.

Организацията гарантира на физическото лице правото да оттегли своето изрично съгласие по всяко време по лесен начин, а именно като се свърже с нас по всяко време на електронния адрес, посочен в началото на този документ.

Оттеглянето на съгласието не засяга законността на обработката, извършена въз основа на съгласието до момента на оттеглянето.

В случай че не дадете съгласие за обработка на лични данни, дадете частично съгласие или оттеглите (частично) съгласието си, ние ще сътрудничим с вас, доколкото е възможно, само в рамките на даденото съгласие или по начини, разрешени от действащото законодателство.

Съгласието е доброволно и ако решите да не го дадете или по-късно го оттеглите, това в никакъв случай не накърнява другите Ви права, нито представлява за Вас допълнителни разходи или затрудняващи обстоятелства. 

2. Колко дълго съхраняваме или обработваме Вашите лични данни?

Срокът на съхранение на личните данни зависи от основанието и целта на обработката на отделните категории лични данни. Личните данни по правило се съхраняват толкова дълго, колкото е необходимо за изпълнението на целта, за която са били събрани, или докато някой нормативният акт не налага да ги съхраняваме, след което се изтриват.

Доколкото срокът на съхранение на отделните данни не е по-точно определен в таблицата в глава 1, важи следното:

- Данни, свързани със сключен договор или предоставянето на нашите услуги и издаването на фактури. До изтичане на срока на съхранение или до постигане на целта на обработката на отделните лични данни, като организацията може по правило да съхранява данните още 6 години след приключване на сътрудничеството или дори по-дълго (например данни във фактурата), като личните данни на клиентите по фактурите съхраняваме още 10 години, тъй като такова задължение на организацията налага Законът за данък добавена стойност (ЗДДС-1),

- Данните за физическите лица, които комуникират с организацията чрез електронни адреси и други канали за комуникация, достъпни на уебсайта, съхраняваме до изтичане на целите на обработката на отделните лични данни, поради които са били събрани данните (например до края на комуникацията) или до изтичането на 4 години от последната комуникация с физическото лице.

 - Въз основа на Вашето изрично съгласие за маркетингова комуникация или на нашия законен интерес да рекламираме пред лица, които вече са наши клиенти, данните се съхраняват, докато лицето не оттегли съгласието си.

Организацията може да съхранява данните още 15 дни след изтичането на посочения срок за съхранение, с цел да може през този период да извърши унищожаване на съхранените данни от всички носители на данни и сървъри.

Лицето може да поиска изтриване на данните по всяко време, като изпрати своето искане на официалния електронен адрес на организацията, посочен в началото на този документ.

3. Кой в организацията и извън нея обработва Вашите лични данни (потребители на лични данни)?

3.1. Определени служители в организацията

Вашите лични данни се обработват от онези служители в организацията, които се нуждаят от тях, за да могат да изпълняват своите служебни задължения. Всички служители са длъжни да спазват конфиденциалност и да зачитат защитата на личните данни.

3.2. Държавни органи

В определени случаи, предвидени в действащото законодателство, организацията трябва да предостави или докладва Вашите лични данни на компетентните държавни органи, както и на органи, които са компетентни например за финансов, данъчен или друг надзор (например Службата на упълномощения по информационната сигурност на Република Словения и др.). В определени случаи организацията е длъжна да предостави данните и на трети лица, ако такова задължение за предоставяне или разкриване е наложено на организацията от закона или от правното право на третото лице.

3.3. Договорно обработване на лични данни

Освен служителите на организацията, потребители на лични данни могат да бъдат и служители на договорни обработватели на организацията, които могат да обработват лични данни като поверителна информация изключително от името на организацията и в рамките на договора за външна обработка на лични данни, сключен от организацията с всеки такъв обработвател. Договорните обработватели могат да обработват лични данни единствено в рамките на инструкциите на организацията (т.е. договора), като не могат да използват данните за преследване на каквито и да било свои интереси.

Договорните обработватели, с които организацията си сътрудничи, са:

• лица, които сътрудничат с нас въз основа на договори за подизпълнение или авторски договори (поддържащи ИТ системи, разработчици на софтуерни кодове и др.),

• доставчици на платежни услуги,

• счетоводители или счетоводни услуги, или счетоводни инструменти,

• доставчик на услуги за хостинг на уебсайта (вижте глава 3.4.).

Организацията няма да предоставя Вашите лични данни на трети лица, които не са упълномощени за това. 

За да получите точен списък на всички договорни подизпълнители на организацията, можете да ни пишете на електронния адрес, посочен в началото на този документ.

3.4 Доставчик на услуги за хостинг на уебсайта

Нашият уебсайт се хоства на сървърите на компанията Shopify.

3.5. Предаване на лични данни към трети държави и международни организации и мерки за защита на предаваните данни

Нашата организация по правило не предава лични данни в трети държави (т.е. извън територията на Европейския съюз, Исландия, Норвегия и Лихтенщайн, т.е. ЕИП) и в международни организации. 

Изключение от горепосоченото представляват периодичните прехвърляния на някои технически и лични данни към сървърите на горепосочените обработватели, чиито седалища или сървъри се намират в САЩ (т.е. автоматично прехвърляне на някои данни, събирани от бисквитките на американски компании – повече в нашата политика за бисквитките, съхранение на данни на сървърите на компанията Shopify Inc.), като съответните договорни обработватели са бивши членове на програмата „Privacy Shield“ (https://www.privacyshield.gov/) и след 12 юли 2020 г. спазват и са приели мерки за сигурност във връзка с получаването или предаването на данни (например стандартни договорни клаузи) или са извършили съответно и са постигнали пълна самосертификация в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно адекватното ниво на защита на личните данни в контекста на защитата на личните данни между ЕС и САЩ (т.е. по смисъла на новата рамка за трансфер на данни между ЕС и САЩ в съответствие с посоченото решение за адекватност от 10 юли 2023 г.).

Списък на всички такива подизпълнители можете да получите, като изпратите запитване за това на електронния адрес, посочен в началото на настоящия документ.

4. Обработка и защита на специални видове лични данни

Не насочваме лицата във връзка с нашия уебсайт или услугите ни към предоставяне на специални лични данни (т.е. данни, които разкриват расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, генетични данни или биометрични данни, данни, свързани със здравето, или данни, свързани със сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице).

В случай че организацията узнае за възникването на ситуация, при която биха й били разкрити такива данни, ще бъдат предприети мерки за защита или други подходящи действия по отношение на получените данни.

5. Какви са вашите права по отношение на вашите лични данни и как можете да ги упражните?

Във връзка с настоящото уведомление за обработката на лични данни или по отношение на самата обработка на Вашите лични данни от страна на нашата организация и нашите договорни обработватели, можете да се свържете с нас по всяко време и без колебание чрез електронния адрес, посочен в началото на настоящите Общи условия

Можете да използвате посочения адрес и за изпращане на вашите искания и упражняване на други права, свързани с личните данни и Регламента GDPR. 

Като физическо лице, за което се отнасят лични данни, Регламентът GDPR Ви предоставя възможност да упражнявате следните права пред нашата организация:

Право на информиране: Физическите лица имат право да бъдат информирани за събирането и обработката на техните лични данни. 

Право на достъп: Физическите лица имат право да получат достъп до своите лични данни и да получат информация за това как се обработват данните, както и копие от самите данни. 

Право на изтриване (право на забрава): Физическите лица имат право да изискват изтриването на своите лични данни при определени обстоятелства. 

Право на оттегляне на съгласието: Ако обработката на лични данни се основава на съгласие, физическите лица имат право да оттеглят съгласието си по всяко време, без да понасят каквито и да било негативни последствия.

Право на коригиране: Физическите лица имат право да изискват коригиране на неточни или непълни лични данни. Ако данните са били предоставени на трети лица, ние ще уведомим тези трети лица за извършеното коригиране, доколкото това е възможно. 

Право на ограничаване на обработката: Физическите лица имат право да поискат ограничаване на обработката на своите лични данни. Това право важи в определени случаи, например когато точността на данните е спорна или физическото лице е възразило срещу тяхната обработка. 

Право на преносимост на данните: Физическите лица имат право в определени случаи да получат своите лични данни в структуриран, широко използван и машинно четим формат. Те могат също така да поискат данните им да бъдат предадени на друг администратор, ако обработката се основава на съгласие или договор и ако обработката се извършва с автоматизирани средства.

Право на възражение: Физическите лица имат право да възразят срещу обработката на личните си данни въз основа на легитимни интереси или обществен интерес/упражняване на публична власт. В такива случаи ще преустановим такова обработване, освен ако не можем да докажем наложителни законни основания, които надделяват над интересите, правата и свободите на физическото лице.

Права във връзка с автоматизираното вземане на решения и профилирането: Физическите лица имат право да не бъдат обект на изцяло автоматизирани решения, включително профилиране, които ги засягат съществено. Те имат също така право на човешка намеса, изразяване на своето становище и подаване на жалби относно такива решения.

Право на подаване на жалба пред надзорния орган: Ако считате, че обработката на лични данни, която нашата организация извършва във връзка с Вас, нарушава разпоредбите за защита на личните данни, можете, без да се засяга всякаква друга (административно или друго) правно средство, да подадете жалба пред надзорния орган, по-специално в държавата, в която имате обичайно местожителство, в която се намира вашето работно място или в която се предполага, че е настъпило нарушение (в Словения това е Информационният упълномощен):

- Информационен упълномощен, Dunajska 22, 1000 Любляна, електронен адрес: gp.ip@ip-rs.com, телефон: 012309730, уебсайт: www.ip-rs.com.

Списъкът с другите надзорни органи на ЕС и техните данни за контакт е достъпен тук: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_sl.

Обработката, извършвана от нашата организация, не включва автоматизирано вземане на решения и профилиране въз основа на Вашите лични данни.

7. Обработка на лични данни на лица, които са на възраст под 15 години 

Нашата организация е насочила разработването и предлагането на своите услуги към събиране на лични данни на лица, които са на възраст над 15 години. В случаите, когато услугата на организацията се ползва от лице, по-младо от 15 години, организацията, доколкото научи за такъв случай, ще получи съгласието на родителя или настойника на такова лице. 

Ако организацията сама установи впоследствие, че във връзка с услугата се обработват лични данни на лице, което е на възраст под 15 години, а неговият родител или настойник не е дал съгласие за това, тя ще направи всичко необходимо, за да бъдат изтрити всички събрани лични данни.

На електронния адрес, посочен в началото на този документ, посочените лица или техните родители или настойници могат по всяко време да изпратят своите искания за изтриване на съответните данни.

8. Към кого можете да се обърнете за допълнителни разяснения относно обработката на лични данни и вашите права?

По отношение на обработката на вашите лични данни можете да се свържете с нас по всяко време на електронния адрес, посочен в началото на този документ.

9. Защита на вашите лични данни

В организацията съхраняваме и защитаваме личните данни с организационни, технически и логико-технически процедури и мерки, с което ги предпазваме от случаен или умишлен неоторизиран достъп, унищожаване, промяна или загуба, както и от неразрешено разкриване или друга форма на обработка, с която не сте изрично съгласни.

за тази цел организацията също така е приела подходящи вътрешни процеси и е въвела различни мерки (например предоставяне, използване и промяна на пароли, заключване на помещения, офиси и местата, където се намират сървърите и работните станции, редовно актуализиране на поддържащия софтуер и обновяване на компонентите, свързани със сигурността, физическа охрана на материали, съдържащи лични данни, на специално определени за това места, обучение на служителите и др.). Организацията изисква същите изисквания за сигурност и от своите договорни обработватели.

10. Версия и дата на последното актуализиране на настоящото уведомление

Текстът на настоящото уведомление представлява версия 2.0 на този документ. Настоящото уведомление е актуализирано за последен път на 17.12.2025 г. 

                                      Esence trgovina d.o.o.